Flexibilizar el trabajo y reducir las oficinas a la mínima expresión

Hace unos días, al visitar las oficinas de una de mis empresas clientes, una importante consultora de TIC, volvió a mi cabeza algo que, ya hace unos cuantos años, parecía ser el futuro cercano: la generalización del teletrabajo.

Esta idea surgió en los años setenta del siglo XX, cuando, con la crisis del petróleo, se encareció el transporte y las empresas comenzaron a pensar que resultaba más económico llevar el trabajo al trabajador que trasladar al trabajador a donde estaba el trabajo.

No pude dejar de pensar para qué hacían falta tantas plantas de edificio, tantas salas, tantos despachos, tantas zonas comunes…, muchas infrautilizadas. ¡Qué poco eficiente es esta situación, y más en estos tiempos que corren! Porque, claro, todo ese enorme coste hay que repercutirlo en los clientes, haciéndoles pagar precios más altos por los productos/servicios que se les ofrecen. No parece que esa sea la mejor forma de potenciar las relaciones comerciales y, entre todos, mejorar la actual situación, ofreciendo las mejores condiciones posibles. ¿Cuánto se podrían abaratar los costes deshaciéndose de tanto metro cuadrado inútil? ¿Acaso el negocio no se desarrolla en la interacción constante con los clientes? ¿Dónde están la competitividad y la innovación? Entonces, ¿qué hacen tantos y tantos empleados llenando las oficinas, cuando podrían trabajar en sus casas?

Que el teletrabajo no se haya generalizado no es sólo una cuestión de economía inmobiliaria, de simple ahorro de costes. Es algo mucho más serio y profundo, que afecta al liderazgo, a la estrategia, a las relaciones laborales, a la organización del trabajo, a la conciliación, a la forma de relacionarse con los clientes… y, claro, a la viabilidad y al futuro de la empresa.

En España aún está muy arraigado un estilo de liderazgo basado en el control y en la supervisión directa: si no se ve lo que hace el trabajador no se confía en que trabaje (el ojo del amo engorda al caballo). Esto, además, ha degenerado en la “cultura de la presencia”. Hay que sustituir estas prácticas por modelos basados en la productividad, la eficiencia y el conocimiento.

El teletrabajo se caracteriza por una relación laboral diferente, acompañada de un contrato específico que estipule las condiciones laborales del empleado. Consultar el correo electrónico de la empresa o trabajar esporádicamente en casa, fuera de horas laborales, no se puede considerar teletrabajo. Estas prácticas más bien se deben a una mala organización y al alargamiento de las jornadas laborales.

Para implantar el teletrabajo hay que tener en cuenta que ni todas las compañías ni todos los empleados están preparados para realizarlo o para aplicarlo correctamente y sacarle todo el partido posible.

Las organizaciones tienen que empezar por disponer de una cultura empresarial basada en la confianza y el compromiso, tienen que repensar cómo trabajan, ordenando la forma en que lo hacen, fijando estándares, unificando pautas, estableciendo objetivos claros, facilitando el trabajo en equipo, formando a sus mandos en liderazgo “virtual”… y de una tecnología adecuada (herramientas 2.0 y en la nube), que funcione correctamente y a la que no haya que prestarle atención[i].

Los empleados, por su parte, necesitan disciplina, motivación, autoorganización y saber crear, en su propia casa, espacios de trabajo y de vida familiar o social; sentirse cómodos utilizando las tecnologías que necesitan para desarrollar su trabajo; y ser capaces de coordinarse y gestionar sus relaciones a distancia. Factores clave para el éxito son que el empleado pueda escoger la opción a distancia voluntariamente y que combine el trabajo en el domicilio y en la oficina, para evitar que se acabe sintiendo ajeno a la empresa.

Si tanto unas como otros lo consiguen, los resultados suelen ser brillantes.

Para avanzar en la implantación del teletrabajo no sería mala idea empezar por reducir drásticamente la superficie de la(s) oficina(s), eliminar todo lo superfluo y dotarla(s) de recursos totalmente flexibles y compartidos: mobiliario funcional y móvil, wifi, salas polivalentes para actividades comunes…

De este modo no quedará más remedio que enviar a todas las personas posibles a trabajar en sus casas y, a algunas, a las instalaciones de los clientes (si éstos lo permiten).

Muchas son las ventajas:

  • Disponer de un horario flexible y cómodo, que permite la concialición laboral-personal-familiar, lo que aumenta la motivación y el compromiso con la empresa y reduce la rotación.
  • Mejorar la captación y retención de talento, al ser los puestos de trabajo más atractivos para los candidatos y trabajadores.
  • Eliminar las tremendas pérdidas de tiempo y productividad de los trayectos casa-oficina-casa.
  • Permitir a los trabajadores elegir libremente su lugar de residencia, pudiendo hacerlo incluso en entornos rurales, mucho más baratos, que permiten una excelente calidad de vida y a los que se permite “renacer”, llenándolos de nuevo de gente, vida y actividad.
  • Facilitar el acceso a un mercado laboral global y multicultural.
  • Mejorar la integración laboral de las personas con discapacidad.
  • Reducir el consumo de combustible en desplazamientos.
  • Rebajar los costes inmobiliarios y, por tanto, generar menos especulación.
  • Disminuir la infraestructura necesaria de las empresas.
  • Ahorrar electricidad, generar menor cantidad de residuos y reducir la emisión de CO2

Los resultados, considerados en el medio y largo plazo, parecen ser una mayor productividad, confianza y satisfacción. Pero hay mucho más.

Según algunos estudios, con el teletrabajo, una empresa puede llegar a ahorrarse unos 1.200€  por empleado y año.

Un estudio para Microsoft de la consultora Vanson Bourne, realizado en quince países europeos y  entre 1.500 personas, muestra los siguientes datos:

  • el 73% de los empleados en Europa piensan que sus vidas podrían mejorar si pudieran trabajar con mayor flexibilidad y, en concreto, esa creencia asciende en España hasta un 86%.
  • Un 76% de los empleados que tienen una mayor flexibilidad laboral en España consideran que son más productivos cuando trabajan desde casa, siendo el porcentaje europeo de un 56%.
  • Un 52% de las personas que han participado en este estudio creen que esta flexibilidad los hace más productivos,  porque contribuye a adecuar su horario laboral a sus compromisos personales.
  • Son las empresas más pequeñas, con menos de 50 trabajadores, las que apoyan más las necesidades de los trabajadores. La cuarta parte de los empleados de las pymes regularmente trabajan fuera de la oficina, mientras que esa cifra desciende hasta el 9% en las plantillas de las grandes compañías (con más de 500 empleados).

A pesar de estos datos, en la práctica, el teletrabajo no termina de cuajar entre las empresas españolas, lo que hace que los teletrabajadores sean un 5% del colectivo laboral frente a porcentajes del 20 al 29% en otros países europeos.

A las limitaciones para determinados sectores en los que “la presencia del trabajador es imprescindible”, hay que unir las resistencias, algunas casi imperceptibles o poco estudiadas:

  • No todas las empresas pueden afrontar los costes de una tecnología adecuada para el teletrabajo. Además, pueden existir problemas de seguridad en las transmisiones y almacenamiento de datos.
  • La falta de lugares apropiados en las casas para realizar el trabajo, que puede generar problemas familiares.
  • La creencia de que al trabajador le cuesta establecer nuevas rutinas para separar su vida personal de la laboral y acaba sobrecargándose de trabajo y dedicando a su labor más horas que en su situación anterior.
  • La desconfianza. En España, sólo el 51% de los encuestados confían totalmente en que sus compañeros sean productivos fuera de la oficina.
  • La falta de interacción y de relaciones sociales con los compañeros de trabajo.
  • Al no estar la gestión por proyectos y objetivos tan extendidas como deberían, los responsables pueden temer que, sin observación directa, la productividad del empleado decrezca.
  • El temor del teletrabajador a que su ausencia de la oficina le haga perder oportunidades de promoción profesional, ya que su responsable puede no apreciar su dedicación.
  • A los sindicatos les preocupa su eficacia en las acciones reivindicativas por la dispersión del colectivo laboral.
  • En la educación,aún es obligatorio asistir a clase y rara vez se han probado otras opciones. De este modo, se lanza un claro mensaje que se convierte en la inercia que rige también las relaciones profesionales. ¿Habría que plantearse nuevos modelos educativos, con colegios con menos aulas, más laboratorios, bibliotecas, ludotecas, salones de actos, instalaciones deportivas…?

Aunque todavía hay mucho camino que andar, ya nos encontramos un montón de experiencias exitosas (Accenture, Bankinter, Iberdrola, Repsol, Telefónica, Kellog…), incluso en la Administración.

La Dirección de la Función Pública del Gobierno vasco acaba de finalizar una experiencia piloto de seis meses que convertirá, mediante un decreto, al teletrabajo en una modalidad más de empleo.

Estos han sido algunos de sus resultados: el 70% mejoró su productividad, la calidad se incrementó en más de un 42% de los casos y el 84% de los teletrabajadores consideró que su capacidad de organizar tiempo y trabajo es ahora mayor, gracias a la experiencia. Una cifra más sorprendente: casi el 85% reconocía que en alguna ocasión se forzó a trabajar más que en circunstancias normales.

La Junta de Castilla y León, tras los buenos resultados del programa experimental de teletrabajo que se desarrolló el año pasado, con la participación de 99 empleados públicos, ha aprobado recientemente el decreto que regula el teletrabajo como una forma de prestación de la jornada laboral en el seno de la Administración. Cataluña también llevó a cabo dos planes piloto, en 2008 y 2010, con 80 funcionarios en total, y  está ahora valorando la continuidad del proyecto. La Comunidad de Madrid, por el contrario, no cuenta con este tipo de experiencias.

Ha llegado el momento del cambio. Así que: si eres empresario, foméntalo; si eres empleado, proponlo; si trabajas por tu cuenta, pruébalo… A ver qué pasa.


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Publicado el 6 septiembre, 2011 en Empresa, Innovación, Liderazgo y etiquetado en , , , , , . Guarda el enlace permanente. 2 comentarios.

  1. Uno más que se suma al teletrabajo desde hace unas semanas!

    Está demostrado que el teletrabajo mejora la motivación y por extensión el rendimiento y productividad de los empleados. Hoy en día, facilitar la conciliación de la vida personal y laboral a través de medidas como el teletrabajo es clave para mantener el nivel de calidad en las empresas. Además, puede ser una buena forma de recompensar a los mejores trabajadores sin tener que tocar la rama económica; vamos que no supone un gasto extra para las empresas.

    Yo tengo la suerte de que 3 días de mi jornada laboral los hago desde casa. Llevo poquito tiempo (5 semanas) y es desde que me han instalado una herramienta que mide mi actividad frente al ordenador y la clasifica entre productiva y no productiva. Desde aquí, sólo puedo recomendarla. Se llama WorkMeter y está en castellano (http://www.workmeter.com)

    • Ángel Álvarez

      Muchas gracias Pedro por contarnos tu experiencia y, sobre todo, por proporcionarnos el nombre de esa herramienta que mide la actividad frente al ordenador.

      Espero que muchos de los que no se animan a brindar la oportunidad de teletrabajar a sus trabajadores lo hagan. Ya no hay excusas, ahora que saben que pueden medir su productividad y, además, gratis.

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