Un día cualquiera

Luis, se despertó a las 5:10 de la mañana. No se pudo volver a dormir porque un montón de preocupaciones le daban vueltas en la cabeza. Tenía que terminar el informe para presentar un proyecto muy importante, la fecha límite era dentro de tres días y le llevaría al menos un día y medio de trabajo, y resolver algunas cuestiones urgentes con sus colaboradores.

Después de dar un montón de vueltas en la cama, decidió levantarse e ir más pronto a la oficina para ganar tiempo, aprovechando la tranquilidad reinante antes de que empezaran a llegar todos. A las 7:15 estaba ya sentado en su mesa, con los papeles de su informe delante y el ordenador encendido.

Mientras releía los últimos párrafos que había escrito el día anterior, sonó la alarma que le indicaba que un nuevo correo había entrado. Sin pensarlo dos veces, dejó lo que estaba haciendo y miró a ver qué era aquello que entraba tan temprano. Sin duda debía ser algo importante.

Al mirar el correo, una petición de información de una sucursal, no pudo evitar contestarlo. Cuando terminó se dio cuenta de que ya habían empezado a llegar sus compañeros y, muy pronto, empezaría la vorágine diaria. Apenas había avanzado con el informe.

Continuó trabajando en él pero, 5 minutos más tarde, Juan, uno de sus colaboradores, entró en su despacho y le preguntó si podían hablar; quería comentarle algo muy urgente. Dejó los papeles a un lado y se fueron a tomar un café. Cuando volvió a su despacho habían pasado 30 minutos y, lo peor, el asunto que tan urgentemente le tenía que comentar Juan no era tan importante y podía haber esperado.

Se volvió a concentrar en el informe durante un rato, hasta que alguien llamó por teléfono. Era  Ernesto, su jefe, para pedirle que lo sustituyera en una reunión que tenía a las 10:00, a la que él no podía asistir. Aunque le venía fatal, Luis se dijo a sí mismo: “Estas reuniones suelen ser cortas y podré seguir trabajando en el proyecto después”.

La reunión no fue tan corta como a Luis le hubiera gustado. Montse, del departamento de logística, planteó un montón de preguntas que tuvieron que ser analizadas. Además, Luis no pudo contestar a las que correspondían a su jefe, porque no había podido preparar la reunión. Esto enfadó bastante a Montse y generó malestar en el resto de los participantes, lo que alargó más la reunión.

Luis salió bastante enfadado de la reunión. Necesitó tomarse un respiro para tranquilizarse y poder continuar con su trabajo. Nada más reiniciar su actividad recibió una visita inesperada de un colaborador de otro departamento, lo que lo mantuvo ocupado hasta la hora de la comida.

Se planteó no ir a comer y continuar trabajando pero Ernesto le dijo que quería hablar con él y le propuso hacerlo mientras comían. Además, así podría contarle cómo había ido la reunión de la mañana. Luis pensó que ahorraría tiempo contándole la reunión y no teniendo que hacerle un resumen por escrito.

Como Ernesto tenía muchas cosas que comentarle, Luis apenas abrió la boca, la comida se alargó bastante y, además, surgieron nuevas tareas que añadir a su ya apretada agenda.

La tarde no fue muy distinta de la mañana. Parecía que todo el mundo se había puesto de acuerdo para necesitar su ayuda o su consejo y no dejó de recibir llamadas y tener algunas interrupciones, con pequeños asuntos.

De repente se dio cuenta de que, desde primera hora, no había vuelto a mirar el correo. Se puso muy nervioso por si, al no hacerlo, podía haber descuidado algún asunto urgente. Como no se fiaba de hacer una revisión superficial, dedicó más de dos horas a leer y a contestar parte de los muchos correos que le habían entrado.

Tuvo que dejarlo porque, cercana ya la hora de salida, Mario, otro de sus colaboradores, al que había prometido que hoy hablarían, entró en su despacho. No se atrevió a decirle que no era el momento adecuado porque ya había pospuesto este encuentro en dos ocasiones. Mario venía con una larga lista de cuestiones que no terminaron de tratar hasta casi las 20:00.

Cuando Mario salió del despacho Luis estaba muy cansado. Aún así, mirando los papeles del proyecto encima de la mesa, decidió que se quedaría un rato más. A las 21:00 tuvo que dejarlo. Miró su agenda y se dio cuenta de que, el día antes, había quedado con su mujer en que pasaría a recoger a los niños de una fiesta de cumpleaños a las 20:00. Miró su móvil que, como se había olvidado de cambiarlo, estaba en modo silencio desde la reunión de la mañana, y vio que tenía varias llamadas perdidas y mensajes de su mujer. Mientras bajaba al garaje a recoger el coche la llamó. Discutieron.

Mientras, con sensación de derrota, volvía a casa, Luis, que se llevaba su portátil y los papeles del proyecto a casa, se preguntaba: ¿Cómo es posible que haya personas a las que no les pasan estas cosas? “¿Cómo lo hacen?” “¿De dónde sacan el tiempo?”

Hasta aquí la historia de Luis. Ahora es el momento del análisis y la reflexión. ¿Qué es lo que le pasa a Luis? ¿Qué debería hacer para poner orden en ese caos?

¿Qué hubiera pasado si se hubiera centrado en lo realmente importante, si hubiera negociado, si hubiera protegido su tiempo, si hubiera sabido decir no, si hubiera…?

Estas y otras preguntas son las que debemos hacernos para no actuar como Luis y para logar un mayor control sobre nuestras vidas.

Recuerda que el entorno casi siempre es hostil y que si nosotros no manejamos nuestras vidas, sin duda, otros lo harán por nosotros.

“La definición de la locura es continuar haciendo la misma cosa, una y otra vez y esperar resultados diferentes”.  Albert Einstein


Foto: Oscar Piset. Flickr http://www.flickr.com/photos/oscarpiset/4491192230/in/set-72157623826251075/

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Medio en serio, medio en broma por Ángel Álvarez se encuentra bajo una Licencia Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 3.0 Unported.

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Publicado el 28 marzo, 2011 en Gestión personal y etiquetado en , , , . Guarda el enlace permanente. 20 comentarios.

  1. Jose Vicente

    Si nos situamos al nivel humano del tiempo, el tiempo es uno y único, al fin y al cabo las empresas nos pagan nuestro tiempo y exigen esa dedicación. En una entrevista un cliente un día me dijo “yo trabajo todos los días e intento tener vacaciones todos los días, al acabar mi jornada laboral, dedico un tiempo para mi, mi familia y mi afición por los perros, aunque sea un par de horas diarias…”.

    Por otra parte, que razón tenía y tiene Einstein… pero a mi entender el problema que se genera en la empresa actual no es tal ya que cuando utilizas tus margenes de maniobra e intentas ir más allá por sentido común, lógica y/o capacidades propias para mejorar algo, aportar valor, existen factores limitantes que son promovidos por las propias estructuras internas de las empresas, aquellas que supuestamente ayudan a generar valor en las mismas, y que hoy se ven obsoletas (pero siguen funcionando). Estos factores no permiten que muchos empleados se excedan en su función o role, y si lo hacen, alguien lo publicita, a favor o en contra para que o bien te promocionen o bien te frenen respectivamente, y todo ello dependiendo siempre de otros muchos factores. Esto genera mucho injusticia, frustración y desacomodo. El funcionamiento empresa-grupo-individuo es muy complejo y no obedece a una lógica natural, existe misión y visión pero absolutamente ninguna pasión ni siquiera decoro en el trato al cliente.

    También al analizar las grandes corporaciones empresariales, se ve que están formadas por verdaderas máquinas de facturar y para ello se llega a engañar al cliente repetidamente, por encima del objetivo inicial que tuvieron esas empresas en su nacimiento. ¿Cómo poner freno a esta ilógica empresarial…? Si tiene que ser desde la sociedad civil, necesitaremos cierta organización y selección de sus miembros, una sociedad influyente que frene el poder económico… desde la politica y un buen uso del poder judicial.

    • Ángel Álvarez

      José Vicente estoy de acuerdo contigo en que, en general, “el funcionamiento empresa-grupo-individuo es muy complejo y no obedece a una lógica natural”. Pero, igual que esta relación parece que cada vez se aleja más del sentido común, creo que, si todos tuviéramos claro cuál es nuestra “misión y visión” en la vida (algo que muy pocos tienen claro), seguramenmte pondríamos mucho más interés y pasión para revertirla y hacerla mucho más humana y proxima a nuestras necesidades. ¿Por qué tenenos que asumir, sin más, que el trabajo es la carcel temporal, en la que pasamos 8 o más horas al día y no el tiempo en que podemos hacer realidad muchos de nuestro sueños?

      Te preguntas, cómo poner freno a esta ilógica situación desde la sociedad civil. Quizás el movimiento 15M, que debería existir desde hace muchos 15Ms, te pueda proporcionar una posible respuesta. Lo demás, si hay convencimiento y perseverancia vendrá, probablemente, por sí solo.

  2. La planificación es algo muy complicado, pues al final el dia a dia nos absorve y nos cuesta centrarnos, y cerrar la puerta del despacho para terminar lo importante.

    Mi forma de trabajar, es marcarme esas tareas diarias (imperativas), que tengo que hacer si o si, porque sino voy a ir el resto del dia, de culo. Cierro la puerta del despacho, y las dudas y preguntas, a las 12h, si es algo urgente mandame un email y te contestare lo antes posible, y si va a ver un tsunami y necesitais hablar conmigo llamame a la puerta. Lo hago asi porque sino es imposible llegar a mis objetivos, y organizar y planificar y terminar mis propias tareas.. protejo mi tiempo.
    No es facil lo se, pero es algo que debemos de hacer si queremos “nosotros” terminar nuestras obligaciones y no llegar a la oficina antes o irme despues, y quitarle tiempo a mi familia y a mi hija, que son lo que realmente importan.

    • Ángel Álvarez

      Enhorabuena Fran.

      Por tener claras tus prioridades (tu familia y tu hija, que son lo que realmente importan) y por haberte dado cuenta de que lo importante no es sólo planificar y priorizar, si no que, además, hay que proteger el tiempo influyendo en el entorno.

      Claro que no es fácil, ya se encarga el entorno de demostrárnoslo. Pero cuando se tiene un plan de acción claro las cosas mejoran mucho. Mira a ver si todo lo que haces es realmente importante y si delegas todo lo que debes.

      Un cordial saludo,

  3. Ángel et al,

    Has descrito mi día a día con bastante precisión. Me siento completamente identificada… Si no contesto al teléfono me siento mal, al fin y al cabo estoy al servicio de la gente con la que trabajo. Continuamente tengo a alguien delante de mi mesa, que me dice estás muy liada ¿verdad? y sin darme tiempo a responder añade ¿tienes 5 minutos? …no puedo con la preguntita de los cinco minutos, que nunca son 5 y que siempre me parten la mañana o la tarde o me dejan sin comer.

    Sé decir que no, os aseguro que sé decir que no y muchas veces lo hago y desplazo los “5” minutos para dentro de 3 días y cuando me siento satisfecha por decir que no y tomar las riendas de mis asuntos llega un tornado mayor que vuelve a ocupar el hueco que me costó la mala cara del anterior.

    Conozco la sensación de la carga de responsabilidad, me pasa factura entre las cuatro y las cinco de la mañana, según los días y también la culpabilidad de dedicar poco tiempo a los niños y todo lo demás.

    Y luego ves al caradura de turno que vive como un rey y se le valora igual igual que a los que nos dejamos la piel. ¿Tiene sentido? ¿Me falta mala leche?

    Mi conclusión es que a los que nos preocupan las personas no tenemos solución, nos entregamos a la causa en cuerpo y alma. Lo hacemos bien y no solo eso, también tenemos “5” minutos para el que nos necesita.

    Mi truco es quedarme en casa a trabajar cuando la situación es insostenible y necesito concentrarme. Teléfono en silencio y chequeo de vez en cuando….a mi me funciona.

    Saludos,
    Mar

    • Ángel Álvarez

      Muchas gracias Mar por compartir tu larga reflexión con todos nosotros.

      Veo que, aunque sufres muchas de las cosas que le pasan a Luis en el artículo, ya empiezas a darte cuenta de que algo puedes hacer y, para empezar, a veces te quedas en casa y teletrabajas.

      ¿Te has parado a pensar si esos días o cuando estás de vacaciones toda esa legión de “interruptores” son capaces de hacer bien su trabajo? Probablemente sea así, lo que debería hacerte ver que, seguramente, no te necesitan tanto como crees. ¿O te crees imprescindible? Quizás deberías teletrabajar más a menudo, olvidándote, en lo posible, del correo y del teléfono.

      Si delegas y trasladas a tu entorno el mensaje de que sólo deben interrumpirte por cosas importantes, no sólo conseguirás reducir las interrupciones sino que aumentarás la responsabilidad y la eficiencia de las personas que te rodean. Olvídate de la falsa idea de que se es mejor “jefe” por dedicar más tiempo al equipo. Esto sólo aumenta la ineficiencia. Se es un auténtico líder cuando se proporciona libertad y recursos para que cada uno haga su trabajo y tome sus propias decisiones y se les dedica sólo el tiempo necesario y de calidad para la supervisión. Reflexiona sobre ello y, a lo mejor, te das cuenta de que puedes hacer algunos cambios importantes en tu forma de actuar.

      Y, por último, no olvides que el trabajo es sólo trabajo y siempre hay alternativas, pero que el tiempo que no dediques a tu familia nunca lo podrás recuperar.

      Un cordial saludo,

  4. Angel Alvarez (El otro)

    Excelente, también el resto de comentarios, tengo que aplicarme …
    Me disponía a leer más correos y hacer una llamada, pues no, me voy para casa, este tiempo es mío y para mí. Mañana será otro día.
    Muchas gracias Angel y a los demás también.

    • Ángel Álvarez

      Excelente, Angel. Me alegro de que te haya servido de reflexión y te fueras a casa. Seguramente ya habías superado con creces tu jornada laboral.
      Pero, ya que te has dado cuenta, empieza el camino de ir consiguiendo, poco a poco, que lo que hoy has hecho no sea algo ocasional sino que se convierta en tu norma. No dudes de que tanto tú como tu familia y amigos os veréis beneficiados.
      Un fuerte abrazo

  5. Muy bonito, Angel.
    Un sumario sintético y acertado de lo que facilmente nos puede ocurrir a todos.
    Nos podríamos pasar la vida así, reboteando como una bola de ping pong…

    • Ángel Álvarez

      Efectivamente Marc, el artículo es un sumario de los muchos comentarios que escucho constantemente, de los muchos casos de personas reales que sufren estas situaciones a diario y de las muchas situaciones que, sin que te las cuenten, se perciben en conversaciones formales e informales.
      Y, sí, efectivamente, si no se actúa, la situación da como resultado el constate rebote de la bola de ping pong.
      Muchas gracias por tu comentario.
      Un cordial saludo

  6. POR SUPUESTO QUE ES PRIMORDIAL FIJAR PRIORIDADES, Y EL ENEMIGO A VENCER ES LA FALTA DE CONSTANCIA EN EL METODO PARA HACERLO…
    BUENA REFLEXION…

    • Ángel Álvarez

      Totalmente de acuerdo, Juan. Nuestra vida es una carrera de fondo y a veces nos empeñamos en manejarla como si fuera una prueba de velocidad.

  7. Hola:

    Claramente hay un problema de Gestión del Tiempo. Esto es evidente!!

    Lo que igual no es tan evidente; y hablo desde mi perspectiva de Dirección de Proyectos; son dos cosas:

    Por un lado, cuando realizamos la estimación de duración de una actividad que realizaremos nosotros mismos solemos ser muy optimistas. En este caso aún no hemos podido saber si Luis ha acertado en su estimación de 1,5 días (igual a 12 horas de trabajo) para la realización del informe.

    Por otro lado, no precisamos correctamente la “disponibilidad” de los recursos; ¿Tiene Luis disponibilidad del 100%, es decir de 8 horas diarias?

    Por lo que leemos, claramente NO, es una persona a la que otros miembros de la empresa tienen como referente y por tanto le preguntan, le piden ir a reuniones en su nombre o le “lloran en el hombro”… ¿cómo podemos medir entonces la “disponibilidad” de Luis? y por muy concentrado que pueda estar mañana Luis en el Informe, ¿cuánto tiempo le costará volver a concentrarse tras una “interrupción” por pequeña que sea?

    ¿Sería más correcto indicar que Luis tiene un máximo de disponibilidad del 30%?

    Un saludo,

    Vicky Restrepo

    • Ángel Álvarez

      Hola Vicky. Entiendo que desde la óptica de la gestión de proyectos las cosas siempre se midan en términos más o menos exactos. No debería ser de otro modo. Pero, aunque en la gestión personal tambien hay que ser riguroso y medir y medir, hay que plantearse algunas cosa previamente para ir eliminando o reduciendo todos los “elementos” que nos roban tiempo y, algo muy importante concentración y continuidad en nuesrtas tareas.
      Por eso hay que trabajar activamente no sólo en la planificaión y en la priorización, sino, y aquí es donde falla la mayoría, en influir en el entorno, haciendo que los demás respeten nuestro tiempo, evitando la mayor parte de las interrupciones, no dejando que el correo nos tiranice, siemdo eficaces en nuestras reuniones, etc. Así, es como se consiguen disponibilidades mucho más altas de ese 30% que propones.
      Nuestro cerebro, que es muy práctico, sólo funciona efectivamente cuando está convencido de que lo que hace va a funcionar, por lo que si no estamos convencidos de algo es bastante probable que no lo logremos. Y este convencimiento sólo depende de nosotros y es lo que crea y modela nuestra actitud, a pesar de la adversidad.

  8. Un gran artículo para recordar la importancia de gestionar correctamente nuestro tiempo, especialmente en el ámbito profesional.
    Gracias por tus enseñanzas que permanecen presentes después de más de 6 años (tiempo A, tiempo B, importante/urgente…)

  9. Hace tiempo leí, no recuerdo dónde, un “guíaburros” contra los ladrones del tiempo. Aquí lo dejo por si os sirve de algo:

    LOS ONCE MANDAMIENTOS CONTRA LOS LADRONES DEL TIEMPO

    1. No tener claro qué es lo que sí quieres hacer: Si quieres hacerlo todo, tendrás la sensación de que no puedes hacer nada.

    2. No saber decir no: La paradoja del prestigio profesional: es mejor aprender a decir no y llegar siempre hasta donde dices, que decir siempre sí y llegar sólo hasta donde puedes.

    3. La incapacidad para delegar: Si sólo lo sabes hacer tú no te extrañe que siempre tengas que hacerlo. Enseña, confía, delega. Empeñarte en que las cosas se hagan como las harías tú conseguirá que al final te las quedes tú.

    4. La manía de la perfección innecesaria: No saber simplificar es uno de los mayores derroches de tiempo inútil para hacer las cosas como nadie te las ha pedido y nadie lo va a apreciar.

    5. Falta de planificación escrita y meditada: Este fallo facilita confundir lo urgente con lo importante. No hacer una lista de tareas y asignar prioridades provocará derroche de esfuerzos y que se diluya el tiempo en tareas ineficaces.

    6. Desorganización de los papeles: Mesa permanentemente invadida por los papeles, igual a profesional permanentemente ineficaz.

    7. Permitir la invasión de okupas del tiempo: Personas que se cuelan ante tu mesa sin haber sido citadas para charlar o comentare algo intrascendente.

    8. Reuniones demenciales: Cuidado con las reuniones mal dirigidas, ineficaces y que se alargan en el tiempo más de lo acordado (si es que tenían hora de conclusión), no sólo pierdes el tiempo tú, sino todos los demás asistentes, por lo que se trata de un robo masivo y descarado del tiempo.

    9. El teléfono (muy especialmente el móvil): Cuando alguien te llama, el otro sí está controlando su tiempo en ese momento, por tanto tú también tienes derecho a elegir que hacer con el tuyo: decide si contestas o no. El teléfono móvil es una herramienta para ti, no para que seas su esclavo. Eso sí, devuelve la llamada a los que dejan recado.

    10. El e-mail: Ver un mensaje y no lanzarse a leerlo e incluso a contestarlo, aún siendo intrascendente es una tentación irresistible. No permitas esa distracción, ponte una hora para leerlos y contestarlos y no estés todo el día pendiente de ellos.

    11. No ponerse hora de marcharse a casa: Si no has decidido a qué hora te quieres ir hoy, tu mente trabajará más dispersa al no tener una referencia clara y disminuirá notablemente la calidad de tu rendimiento y productividad.

    • Ángel Álvarez

      Muchas gracias Jorge por aportarnos soluciones a los problemas que se describen en el artículo. Espero que le sean útiles a todos los que los lean. Ya que, sólo con poner en práctica alguno de los mandamientos que propones, no es necesario que sean todos, ya se experimentan cambios sensibles en nuestro día a día, y se nota, ya lo creo que se nota, una mejora de nuestra calidad de vida. Así que, ya sabes, ya no hay excusas. Un abrazo.

  10. Leopoldo Vizoso

    Realmente, Luis es un afortunado, hace meses que yo no consigo despertarme más allá de las 4 am, hoy a las 3:48´. Soy unos de los “eslabones” perdidos en esta crisis, soy, me da miedo hasta decirlo, un “pequeño empresario”, y hoy debería pagar 31 nóminas, como todos los 28 de mes, y no sé como lo conseguiré, pero lo conseguiré…
    Lo que pasa que como tú bien dices el entorno es muy hostil, por luchar por mi empresa, por su autocontinuidad, por el sentirme realizado por hacer algo distinto, por dar trabajo a buena gente, por que no se trabajar para otros,…., yo creo que algo/alguien me maneja, he perdido mi tiempo libre, mis ratos de ocio, mi amor y lo peor que se puede perder he perdido mi salud.
    Sin embargo, dentro de este panorama tan poco sugerente, sigo teniendo la ilusión de sacar tiempo para ver el mar, mantengo generalmente, un estado de buen humor, y el amor que siento por mis dos hijos me motiva a seguir adelante a intentar hacer las cosas mejor, protegiendo el futuro inmediato de aquellos que con buena fe me rodean.

    Un abrazo para tí Angel, y sigue fiel a tu rumbo!!!

    • Ángel Álvarez

      Muchas gracias Leopoldo por compartir tus vivencias. Efectivamente el entorno es hostil y, por eso, debemos ser muy beligerantes con él y, sobre todo, no dejarnos engañar por lo que una mayoría, desinformada, considera normal.

      Muchas veces sólo con introducir pequeños cambios se consiguen grandes mejoras en nuestra calidad de vida. Así que ánimo y ¡a por ellos! Un abrazo.

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